Sistem Layanan Informasi Sekolah (Sinan Sikula)

LATAR BELAKANG

Rutinitas absensi siswa di ruang kelas pada semua sekolah dipastikan dilakukan setiap hari dengan tujuan untuk mengetahui apakah siswa sakit, izin, alpa, atau terlambat di kelas tersebut. Dimana catatan absensi siswa tersebut biasanya mencakup nomor induk siswa, nama siswa, dan kelas.

Dari data absensi siswa, sekolah dapat menilai tingkat kedisiplinan pada setiap siswa, dimana nantinya akan direkap kembali pada akhir semester. Proses rekapitulasi per semester sudah dipastikan sedikit terkendala dan belum bisa memenuhi kebutuhan sekolah dengan cepat, mengingat prosesnya dikerjakan secara manual. Kendala lain dari proses absensi manual adalah mudah tercecer, sulitnya dalam pencarian data serta lambatnya waktu dalam pengolahan data.

KONDISI SAAT INIHARAPAN
Belum maksimal implementasi manajemen berbasis sekolah. Terbukanya ruang komunikasi dan informasi antara para pihak.
Keterbatasan waktu dan tenaga terlibat aktif dalam aktivitas sekolah.Akses komunikasi dan informasi tidak terkendala ruang dan waktu.
Minimnya partisipasi dan kolaborasi.Peningkatan partisipasi dan kolaborasi terhadap pendidikan.

Beranjak dari hal tersebut, maka Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Banda Aceh, berkesimpulan dibutuhkan satu terobosan baru untuk merubah paradigma dari pencatatan manual absensi ini ke sistem komputerisasi, sehingga data yang didapat lebih cepat, akurat dan efektif, serta dapat mengurangi biaya pengadaan mesin fingerprint dan ribetnya proses input data untuk peserta didik baru pada setiap awal tahun ajaran baru.

Keinginan menghadirkan sistem layanan ini juga dilatarbelakangi oleh sulitnya mendapatkan akses informasi dari sekolah terhadap tumbuh kembang dan prilaku anak didik secara dini dan mendapatkan informasi terkait aktifitas dan proses belajar mengajar di sekolah, maraknya kekerasan (bullying) di lingkungan sekolah, kasus kekerasan terhadap anak didik.


DESKRIPSI SISTEM

Sistem Layanan Informasi Sekolah (Sinan Sikula) adalah suatu aplikasi yang berfungsi sebagai media komunikasi dan informasi antara pelaku pendidikan (sekolah) dengan penerima layanan pendidikan (orangtua/wali murid).

Rutinitas layanan ini adalah memberikan informasi dan menjadi media komunikasi antara orang tua/wali siswa dengan pihak sekolah dalam mendapatkan informasi kehadiran, akademik, dan aktifitas peserta didik di sekolah. Komunikasi dan pengiriman informasi dilakukan melalui aplikasi berbasis mobile, aplikasi berbasis web, dan berbasis SMS yang akan menjamin tersampaikannya informasi ke orangtua/wali murid atau sebaliknya secara cepat, tepat, akurat, dan realtime tanpa harus tatap muka, ataupun pada saat menerima hasil evaluasi belajar tahap akhir yang biasanya baru diterima oleh orangtua/wali murid pada saat pengambilan rapor.

Harapan yang lebih luas dari sistem layanan ini adalah, memastikan bahwa penyelenggaraan pendidikan bisa berlangsung dengan baik, transparan, dan akuntabel. Sistem ini juga diharapkan menjadi alat dalam proses pembangunan dan pembinaan aspek sosial kemasyarakatan terhadap anak usia sekolah, sehingga harapan hadirnya generasi yang berakhlakul karimah bisa kita wujudkan. Selain tentunya layanan ini bisa membantu dalam memperkuat upaya perlindungan anak, dan meningkatkan rasa aman, nyaman serta tumbuh kembang anak ke arah yang lebih baik, dengan banyaknya pihak terkait (stakeholder) yang ikut terlihat didalamnya.

Layanan Sinan Sikula ini dengan fitur-fitur yang ada tersebut, nantinya akan saling terintegrasi dalam memproses data-data akademik untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh para stakeholder, meliputi kehadiran siswa, kehadiran guru, kalender pendidikan, kurikulum yang digunakan, rekaman prestasi siswa/sekolah, daftar hafidz/hafidzah, siswa penerima beasiswa, jadwal sekolah serta segala informasi yang berkaitan dengan aktifitas yang ada di sekolah.

Setiap pengguna aplikasi mempunyai tingkat akses yang berbeda-beda terhadap sistem layanan informasi sekolah ini. Tingkat akses yang dimaksud disesuaikan dengan kebutuhan dan tingkat kepentingan dari masing-masing pengguna sistem nantinya. Sistem ini juga direncanakan memiliki dashboard untuk para pengambil kebijakan di kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Banda Aceh.

MANFAAT (INTERNAL)

Mendukung salah satu misi Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Banda Aceh yaitu menerapkan manajemen teknologi informasi dan komunikasi dalam akses pendidikan dan pembelajaran (e-education), manfaat internal dari layanan ini adalah para pihak nantinya dimungkinkan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan terhadap tumbuh kembang dan prilaku serta proses belajar mengajar di sekolah secara utuh dan cepat dengan capaian antara lain:

  1. Memudahkan dalam pengumpulan dan proses data.
  2. Penyederhanaan proses dan layanan akademik.
  3. Meningkatkan tata kelola dan transparansi manajemen berbasis sekolah.
  4. Mengurangi penggunaan kertas (paperless) dan
  5. Tersedianya layanan informasi sekolah bagi Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Banda Aceh.

MANFAAT (EKSTERNAL)

Sedangkan manfaat eksternal, diharapkan semua pihak terkait dalam dunia pendidikan (stakeholder) yang selama ini menjadi mitra dalam proses tumbuh kembang, prilaku anak bisa berperan serta dalam proses sosialisasi, mengetahui persoalan yang terjadi pada sekolah tersebut untuk nantinya melakukan tindakan penanganan awal terhadap persoalan yang ada, dengan capaian antara lain:

  1. Memudahkan orangtua/wali murid dalam berkomunikasi dan memperoleh informasi sekolah.
  2. Memperkuat akses orangtua/wali murid siswa dalam mengawasi dan mengawal penyelenggaraan pendidikan di sekolah, dan
  3. Terciptanya akuntabilitas, transparansi, dan transformasi informasi publik.

Layanan ini memang sangat diharapkan bisa mereduksi prilaku dan kondisi layanan sekolah yang tidak dalam kondisi normal juga menjadi bagian dari upaya pencegahan (mitigasi) sebelum kondisi yang tidak diinginkan menjadi lebih tidak terkontrol/susah ditangani.

PIHAK TERKAIT (STAKEHOLDER)

Adapun sejauh ini, stakeholder yang terkait erat dan berperan aktif dengan dunia pendidikan di Kota Banda Aceh adalah:

  1. Dinas Kesehatan
  2. Dinas Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan Anak, Pengendalian Penduduk, dan Keluarga Berencana (P3AP2KB)
  3. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
  4. Dinas Sosial
  5. Dinas Syariah Islam dan Dinas Pendidikan Dayah
  6. Polisi, TNI dan BNN
  7. Geuchik
  8. Satpol PP/Wiyatul Hisbah
  9. Ustadz/Ustadzah
  10. Psikolog/Konselor/Penyuluh Pendidikan
  11. dan pihak lainnya.

Dimana peran serta stakeholder tersebut di atas sangat erat, sebagai bentuk sosialisasi dan kerjasama lintas sektor dalam penguatan aqidah, akhlak, prilaku dan kontrol sosial, dan informasi publik tentunya.

ANALISA RESIKO

Sistem layanan ini tentunya membutuhkan sumber daya manusia (operator) dan perangkat elektronik semisal komputer dan smartphone tentunya, yang agar bisa berjalan dengan baik dipastikan harus memiliki regulasi pelaksanaan dan SOP terhadap layanan aplikasi tersebut, agar prosesnya bisa berjalan dengan baik.

Namun dibalik itu semua, sistem layanan ini juga memungkinkan adanya problem/konflik baru, dikarenakan keterbukaan informasi tersebut bisa mengganggu zona nyaman yang sudah terbentuk selama ini. Selain itu transparansi aktifitas sekolah tersebut, menjadikan sekolah yang bersangkutan menjadi “rawan kritik”.

Konsekwensi yang dialami pada pilot project pada 5 (lima) sekolah yaitu SMP Negeri 5, SMP Negeri 6, SMP Negeri 15, SMP Negeri 17, dan SMP Negeri 19, ditemukan adanya “perlawanan” dan munculnya keengganan untuk mengadopsi aplikasi tersebut. Sehingga nantinya jika aplikasi ini memang diimplementasikan secara utuh, dibutuhkan sebuah regulasi yang baik untuk mengatur tindakan dan sanksi kepada pihak sekolah yang tidak menggunakan layanan tersebut.

RANGKUMAN PELAKSANAAN PILOT PROJECT

Lahirnya Pilot Project Sistem Layanan Informasi Sekolah (Sinan Sikula) pada 5 (lima) sekolah ini adalah tahapan dari proyek perubahan jangka menengah Ibu Evi Susanti, S.Pd., M.Si. yang menjabat sebagai Kasi Kurikulum dan Penilaian Bidang Pembinaan Sekolah Menengah Pertama Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Banda Aceh atas keikutsertaannya dalam Diklat PIM III Angkatan Ke-2 yang dilaksanakan oleh Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Aceh bekerjasama dengan BKPSDM Kota Banda Aceh Tahun 2017 dengan judul yang sama.

Dari implementasi yg berjalan dari awal tahun ajaran 2016/2017 sampai dengan 4 Oktober 2017, didapatkan grafik data respon pemakaian aplikasi sinan sikula oleh guru sebagai berikut:

Dari data pilot project di atas, ditemukan ada sekolah yang memang dari awal memilih untuk tidak mensupport aplikasi ini, dan ada yang memang memberikan dukungan dan apresiasi penuh kepada guru disekolahnya untuk betul-betul serius memanfaatkan sistem layanan tersebut. Sedangkan sisanya masih ditemukan “keengganan” pada beberapa guru untuk beralih dari cara konfensional ke cara yang lebih modern, dimana yang sedikit mengejutkan itu bukan didominasi pada guru-guru yang sudah sepuh atau menjelang pensiun.

Manfaat yang juga tercatat saat pilot project tersebut dilakukan adalah, perekapan (report) absensi siswa tidak lagi dilakukan secara manual dan memakan waktu lama, tetapi sudah otomatis dari aplikasi desktop yang di kelola oleh operator tiap sekolah. Kepala sekolah dan guru bimbingan konseling (BK) dengan mudah dapat memantau grafik absensi perkelas, data persentase alpha, yang bisa dilihat secara realtime sehingga dapat di ambil tindakan secara langsung seperti memanggil murid yang bersangkutan dan jika diperlukan, menghadirkan orang tua/wali siswa untuk mencari solusinya.

Selain itu sistem layanan informasi sekolah ini juga merekap dengan baik kehadiran guru, pada saat guru tersebut mengabsensi kehadiran peserta didik di kelas yang diasuhnya. Sehingga berdasarkan laporan kehadiran guru yang bersangkutan, pihak akademik dan kepala sekolah secara otomatis dapat memantau kedisplinan guru dalam mengajar di setiap mata pelajaran yang di ajarkan di setiap kelas.

Adapun sosialisasi kepada seluruh kepala sekolah SMP Negeri dan bimbingan teknis kepada operator sekolah yang nantinya bakal menjadi admin sistem layanan ini juga sudah dilakukan. Sehingga praktis secara keseluruhan, semua tahapan yang dibutuhkan untuk implementasi kiranya sudah cukup memenuhi syarat, tinggal menunggu komitmen dan kesungguhan kita mengawal prosesnya berjalan dengan baik. Adapun menu/fitur yang dikembangkan pada versi pilot project tersebut secara detil bisa dilihat lebih lanjut pada https://s.id/manualssver1

About nourchalis 2 Articles
Penulis saat ini menjabat sebagai Kepala UPTD Tekkomdik, Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Banda Aceh.